02 Verslag van het bestuur

Internationaal gezien doet Nederland met handel en industrie goede zaken. Om concurrerend te blijven, investeert de overheid in diverse sectoren en werkt zij samen met ondernemers en wetenschappers. Deze samenwerking is uniek en geniet wereldwijd aanzien. De economie wordt met deze samenwerking versterkt met innovaties, door internationale kansen te benutten, maatschappelijke uitdagingen op te lossen, menselijk kapitaal te vergroten en door te investeren in wetenschappelijk onderzoek.

RAI Amsterdam vertegenwoordigt, verbindt en versterkt de Nederlandse topsectoren en hun ecosystemen. Zo worden wij - alsook de stad Amsterdam - als het ware een ontmoetingsplek op topniveau. Waar overheidsfunctionarissen, wetenschappers, ondernemers en andere relevante spelers in de betreffende sectoren samenkomen om kennis te delen, zaken te doen en om samen te werken.

Diverse eigen evenementen zijn direct gericht op het versterken van de Nederlandse topsectoren, zoals GreenTech (Tuinbouw & Uitgangsmaterialen), METSTRADE (Maritiem) en Aquatech (Water). Ook organiseren we evenementen die zich focussen op andere relevante sectoren. Zo worden innovaties en uitdagingen rondom het thema mobiliteit getoond en besproken tijdens Intertraffic en Amsterdam Drone Week, organiseren we met Horecava een evenement voor professionals in de foodservice industrie en bieden we met de Huishoudbeurs een evenement voor iedereen die van proeven, proberen en shoppen houdt.

We zijn er trots op dat we met al onze evenementen een leidende positie innemen in de betreffende sectoren. Ook ver buiten onze landsgrenzen, waar we samen met onze partners een aantal van deze evenementen organiseren, zoals in Mexico en China.

Mede door de centrale ligging, goede bereikbaarheid, het enorme aanbod en de bedrijvigheid maakt Nederland, en dan met name de stad Amsterdam, een aantrekkelijke locatie voor organisatoren. Als RAI Amsterdam staan we veelvuldig in contact met internationale organisatoren en helpen we hen in contact te komen met relevante partijen in onze stad, in Nederland en ver daarbuiten. Zo fungeren we als netwerkorganisatie en als partner om hun evenement succesvol te laten zijn voor alle betrokkenen.

Naast een sterk netwerk hebben we over de jaren onze producten en diensten uitgebreid om organisatoren volledig te kunnen ontzorgen. Van hotelservices tot IT-dienstverlening en van standbouw tot catering. De interessante ontwikkelingen in 2023 beschrijven we in het volgende hoofdstuk. Enkele bijzondere evenementen die we in 2023 organiseerden en faciliteerden beschrijven we hieronder.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft een integrale plek in ons bedrijf. Onze bedrijfsvoering en strategie zijn daarom gericht op het vinden van een gezond evenwicht tussen sociale, ecologische en economische waardecreatie. We zijn op weg naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering en kijken continu naar manieren voor het verduurzamen van onze business, zowel voor onszelf als voor de evenementen van onze klanten. Zo werken we onder andere aan energiebesparing, duurzame inrichting van de binnen -en buitenruimtes, afvalreductie, duurzaam inkopen en recycling en hergebruik van materialen. Hierin bieden we onze klanten verschillende keuzes om hun evenement te verduurzamen.

In 2023 hebben we grote stappen gezet in de verduurzaming van ons aanbod aan producten en diensten. Zo zetten we stevig in op het gebruik van modulaire standbouw bij evenementen en verwerken we zoveel mogelijk beurstapijt tot polypropyleen granulaat voor hergebruik, wat een positief effect heeft op het reduceren van afvalstromen. Daarnaast reduceren we afvalstromen door materialen en producten na een evenement via ons donatieprogramma aan te bieden aan maatschappelijke initiatieven die deze goed kunnen gebruiken. Dit programma is inmiddels zo succesvol dat 22 klanten in 2023 van deze service gebruik maakten.

Veder zijn in het boekjaar watertappunten geplaatst zodat bezoekers en medewerkers hun zelf meegenomen herbruikbare waterflessen kunnen vullen. Geheel volgens de richtlijnen van de Rijksoverheid is het aanbod single use plastic per 1 januari 2024 bij de RAI verdwenen. Ook is ons food & beverage-aanbod verrijkt met een geheel nieuw plant-based concept, waarmee we in 2023 een prijs in de wacht sleepten. We doneren restproducten uit onze keukens aan het Leger des Heils. Onze medewerkers bemensen met regelmaat de soepbus om soepen uit te delen aan hulpbehoevende stadgenoten.

We zijn de grootste accommodatiebemiddelaar in Amsterdam en omgeving en boeken overnachtingen voor congressen, beurzen en andere evenementen. Het team van RAI Hotel Services gaat op zoek naar de ideale accommodatie. Organisatoren, exposanten en bezoekers ontvangen de beste hotels tegen de meest gunstige prijzen. In totaal verwerkten we in het verslagjaar 37.100 reserveringen (2022: 26.936 reserveringen), goed voor meer dan 130.000 overnachtingen (2022: 89.625 overnachtingen). In het laatste volledig operationele jaar voor de Corona-pandemie (2019) verwerkten we nog 31.500 reserveringen, goed voor meer dan 105.000 overnachtingen.

RAI Hotel Services werkt samen met de Green Hotel Club, de stichting voor fundamentele en breed gedragen verduurzaming van de hotelsector. Deze samenwerking heeft tot doel bezoekers van Amsterdam milieuvriendelijke en duurzame hotelaccommodaties aan te bieden.

Ons Design & Build-team deelt graag hun kennis en helpt organisatoren en exposanten hun beurs te optimaliseren. Zij zijn expert op het gebied van indeling van plattegronden en helpen de ruimte optimaal te benutten met zo min mogelijk complicaties op de beursvloer. Ook bieden zij een volledige pakket aan producten en diensten voor de stands en kunnen zelfs volledige stands aanleveren.

We bieden organisatoren ook modulaire standbouw aan waarvan alle onderdelen worden hergebruikt. Door met modulaire standbouw te werken zijn er veel verschillende opties die in een relatief korte tijd gebouwd kunnen worden. Er zijn diverse modulaire standbouwpakketten ontwikkeld van ecologische en gerecyclede materialen en lichtgewicht aluminium. De pakketten zijn geschikt voor stands tot 70m2 en beschikken over LED-verlichting. Met inzet van modulaire standbouw minimaliseren we vervoerstromen omdat de opslag plaatsvindt in de regio en de standbouw toeleveranciers in-house of in de buurt van Amsterdam gevestigd zijn. Dit resulteert in een lagere voetafdruk en 100% circulariteit. In 2023 heeft Design & Build 4.688 van de exposanten gebruik kunnen laten maken van onze modulaire standbouwpakketten. Bij maar liefst 34,5% van alle stands in de RAI in 2023 werden modulaire standbouwpakketten van Design & Build ingezet. Die inzet vond plaats bij 41 events.

Met duizenden bezoekers per dag is het beschikken over snelle, stabiele en veilige (mobiele) netwerken en toepassingen voor dataverkeer een must. En die hebben we bij de RAI. Zo zijn we aangesloten op AMS-IX, de grootste internet hub van Europa. Daarnaast is ons infrastructuur erop gericht om een enorme hoeveelheid apparaten te laten aansluiten op het netwerk. Zo kunnen 5.000 bekabelde systemen en 30.000+ mobiele apparaten gelijktijdig worden aangesloten. Ook is er 24/7 monitoring op connectiviteit. Ons IT-team werkt nauw samen met lokale leveranciers die de kwaliteit van onze systemen en toepassingen op het hoogste niveau houden. Zo ook voor onze klanten die voor hun evenementen soms zeer specifieke kennis en kunde vragen.

Wifi 6 en WBA OpenRoaming
Alle hallen in de RAI zijn voorzien van Wifi 6, de snelle standaard voor draadloze internetcommunicatie, en is er OpenRoaming doorgevoerd, waarmee het typen van wifi-wachtwoorden en klikken door pop-upschermen tot de verleden tijd behoren. Met OpenRoaming verbinden mobiele apparaten snel, automatisch en veilig met het wifi-netwerk in ons beurs- en congrescomplex.

Uniek: Private 5G
De RAI is het eerste beurs- en congrescomplex in Europa met een privaat 5G-netwerk. Met deze nieuwe technologie, die pas sinds 1 december 2023 beschikbaar is in Nederland, zetten we de volgende stap als innovatiecentrum. Het private 5G-netwerk, dat op dit moment het veiligste, snelste en betrouwbaarste mobiele netwerk is, is voor het eerst in gebruik genomen tijdens Cisco Live! in februari 2024, een van de grootste IT-evenementen ter wereld.

Ons logistics-team houdt zich bezig met alle vervoersbewegingen en -faciliteiten die betrekking hebben op de RAI.

Parking en P+R
We beschikken over ruim 3.500 parkeerplaatsen en hebben een capaciteit voor stalling van 4.000 voertuigen (inclusief gebruik van het voorterrein). 200 parkeerplaatsen bevinden zich onder het nhow Amsterdam RAI hotel. 50 parkeerplaatsen zijn tevens laadplek voor elektrische auto's. Het concentreren van parkeerplaatsen op het eigen terrein vergroot de klanttevredenheid, bevordert een vlotte doorstroming en vermindert de overlast voor de omgeving. 

In 2023 maakten 232.000 P+R-parkeerders gebruik van onze garages (2022: 263.000). Door hen te laten parkeren op momenten dat er geen grote evenementen zijn, konden deze centrum-bezoekers met de Noord-Zuidlijn verder de stad in. De daling van het aantal P+R-parkeerders is een gevolg van de afname van de dagen van beschikbaarheid voor P+R (wegens toename van het aantal evenementen in de RAI) en de stijging van de door de gemeente gehanteerde prijs van P+R-parkeren. Die prijs steeg van 1 euro naar 6 euro en voor forensen (inrijden op weekdagen voor 10 uur) van 8 naar 13 euro.

Combideals: openbaar vervoer en beurstoegang
Om de overlast van autoverkeer rondom de RAI voor bezoekers te beperken, stimuleren we proactief het OV-gebruik. Door middel van het aanbieden van combideals met beurstoegang en vervoer, in samenwerking met de openbaar vervoerders NS en GVB, krijgen bezoekers korting. Onze webshop realiseerde in 2023 meer dan 48.700 transacties online (2022: 36.900).

RAI Logistics Management System
Met het RAI Logistics Management System zijn we in staat het logistieke verkeer, van vertrek tot aankomst, te managen. Zo helpen we vrachtwagenchauffeurs hun reis te optimaliseren. Zij bereiken hun eindbestemming op de juiste locatie en op het juiste moment, waarmee stagnatie bij aankomst wordt voorkomen. Dit resulteert in een verdere afname van het zoekverkeer en congestie door vrachtverkeer. Bijna 17.000 ritboekingen vonden in 2023 via het systeem plaats (2022: circa 10.000).

Inzet bufferterreinen
Bij beurzen waarbij een drukke op- en/of afbouw is te verwachten, wordt een extern terrein van 15.000 m2 in Westpoort (buiten de ring van Amsterdam) of worden de parkeerterreinen 17 en 18 naast het Amstelpark (een kleiner terrein dichter in de buurt) als bufferplaats ingericht. Dit houdt in dat het op- en/of afbouwverkeer vanaf de omliggende wegen wordt verwezen naar deze externe bufferterreinen. Daar wordt het verkeer geregistreerd en mag dan op afroep naar ons doorrijden. In 2023 werd gedurende 48 dagen gebruik gemaakt van de bufferterreinen (2022: 64 dagen). De daling wordt mede veroorzaakt door het succes van het RAI Logistics Management Systeem, waardoor de behoefte aan het bufferen van aanrijdend verkeer afneemt.

Sinds 2010 voeren we een, voor de eventbranche, uniek Veilig Werken-beleid. Dit beleid is er op gericht de kans op letsel tijdens de op- en afbouw van evenementen in onze hallen te minimaliseren. De ervaring, de kennis, het beleid en de communicatiemiddelen die uit onze aanpak voortkomen, delen we actief met andere evenementenlocaties in binnen- en buitenland. Begin 2023 vond hiertoe een bijeenkomst met medewerkers van andere beurs- en congreslocaties plaats.

Om onze negatieve impact verder te verminderen zijn samenwerkingen essentieel. Samen met klanten, bezoekers en de stad proberen we de positieve impact te vergroten en de negatieve impact te verkleinen.

De in 2024 verschenen Ontwikkelstrategie 2035 beschrijft hoe Amsterdam zich op middellange termijn (tot 2035) gaat ontwikkelen. Een belangrijk aspect in deze ontwikkelstrategie is de bouw van (op de middellange termijn) 7.500 woningen per jaar, met behoud van ruimte voor werkgelegenheid en vitale functies voor de stad. Verduurzaming op het gebied van energie en het waterbestendig maken van bestaande buurten is een belangrijk aandachtspunt. Dit vraagt ook verbetering van de bereikbaarheid, het groen in de buurt en een vernieuwing van het voorzieningenaanbod.

Groei en intensiever gebruik van de stad betekent ook uitbreiding van de vervoers- en nutssystemen, van ruimte om te verblijven en te recreëren, van voorzieningen en winkels en van ruimte voor werkgelegenheid en culturele expressie. De ontwikkelstrategie moet dus niet alleen ruimte maken voor nieuwe woningbouwlocaties, maar ook voor andere onderdelen van een complete stad.

De Zuidas, waar RAI Amsterdam toe behoort, heeft zich de afgelopen drie decennia ontwikkeld tot de belangrijkste internationale kantorenlocatie van Nederland. Daarnaast krijgt het gebied steeds meer de levendigheid die past bij een stedelijk centrum. Hiertoe worden steeds meer woningen en voorzieningen toegevoegd en krijgt de openbare ruimte een (groene) impuls. De rol van de auto wordt verder teruggedrongen, ten gunste van voetganger, fietser en openbaar vervoer. Met genoemde centrumontwikkeling wordt ook tegemoetgekomen aan de hedendaagse vestigingsvoorkeur van het (internationale) zakenleven. Deze gaat meer en meer uit naar locaties midden in de reuring en de functionele mix van een centrummilieu. Zo wordt de Zuidas, óók als central business district, gereedgemaakt voor de toekomst.

Met het Zuidasdok en de ontwikkeling van station Zuid tot knoop in het internationale treinverkeer, krijgt de centrumvorming van het gebied een significante extra impuls. Het station speelt een belangrijke rol in de geambieerde vervanging van korte afstandsvluchten door treinreizen. Het doortrekken van de Noord/Zuidlijn naar Schiphol maakt de groei van het internationale treinverkeer mogelijk en versterkt de relatie tussen de Zuidas en Schiphol verder. Ook de (fiets)verbinding met het Schinkelkwartier geeft een belangrijke impuls voor dit deel van de stad.

Onze medewerkertevredenheid is een graadmeter voor structurele verbetering in de organisatie. De werkbeleving van onze medewerkers en hun suggesties ter verbetering hiervan staan centraal in dit onderzoek. Belangrijke indicatoren zijn de employee net promotor score (eNPS) en de rapportcijfers die onze medewerkers geven. 

Met de invoering van een Europese variant van de eNPS is de score in 2023 aanzienlijk hoger dan in voorgaande jaren. In 2023 was de eNPS +62, ten opzichte van +8 in 2018 en +21 in 2016. Een cijfer van 8 t/m 10 wordt met de Europese variant gezien als promotor in plaats van alleen een 9 en 10. De cijfers 6 en 7 worden als neutraal gezien in plaats van de cijfers 7 en 8. Deze weging sluit beter aan bij de europese schaal van rapportcijfers t/m 10, waarbij een 8 als 'goed' wordt gezien en een 6 als 'voldoende'. Ter vergelijking: op basis van de oude schaal zou de score +8 uit 2018 licht zijn verbeterd.

70% van de medewerkers gaf hun werk bij RAI Amsterdam in 2023 een (zeer) goed. In 2022 was dat zelfs 78%. Dit rapportcijfer 2023 is echter niet rechtstreeks gevraagd in het onderzoek, maar herberekend op basis van uitslagen per thema. Een één op één vergelijking is in dit geval niet mogelijk. De vier thema's werkinhoud, werkomstandigheden, arbeidsvoorwaarden en verhoudingen en communicatie met collega's scoorden tussen de zeven en acht op een tienpuntsschaal. Voor de thema's betrokkenheid en trots gaven medewerkers gemiddeld een 6,8 en voor mate van werkdruk een 6,6.

Ondanks de heersende krapte op de arbeidsmarkt, zijn we ook in 2023 in staat gebleken medewerkers te werven voor relevante posities binnen de organisatie. Eind 2023 bevond de functie-invulling zich nagenoeg op niveau van formatie. In 2023 zijn totaal 92 nieuwe collega’s geworven (2022: 108 nieuwe collega's). De ervaring die we stagiaires bieden, leidt meer dan regelmatig tot een dienstverband bij RAI Amsterdam. Het verloop van medewerkers is teruggebracht tot onder 10%.

RAI Amsterdam voor iedereen
In 2023 stelden we een beleid voor diversiteit en inclusiviteit vast. Ons beleid legt de nadruk op het bevorderen van inclusie als onze kernfocus. We geloven dat een inclusieve cultuur de basis vormt voor een werkomgeving waarin iedereen welkom, gewaardeerd en gehoord wordt. Het dient als de sleutel tot het verbeteren van diversiteit als geheel. We richten ons specifiek op het bevorderen van belonging en sociale veiligheid, gekozen op basis van de D&I-nulmeting in 2022 en input van onze focusgroepen.

Hoewel diversiteit cruciaal is, kiezen we ervoor om de specifieke thema’s zoals LHBTIQ+, culturele achtergrond en gender minder zichtbaar te belichten. Dit betekent niet dat deze thema’s minder belangrijk zijn; integendeel, ze zijn geïntegreerd in ons beleid en worden indirect aangepakt. Onze visie blijft zowel diversiteit als inclusie omarmen.

Gebalanceerde m/v-diversiteit
Eind 2023 beschikten we met 54% vrouwen en 46% mannen (op fte-basis) over een evenwichtig personeelsbestand.

Doelstelling charter Talent naar de Top behaald
De doelstelling op het gebied van m/v-diversiteit, zoals onderschreven in de charter Talent naar de Top, is gehaald: het aandeel vrouwen in het beleidsteam en het tweede echelon leidinggevenden bedraagt 49% (2022: 50%).

Contractduur werknemers
Van de medewerkers in dienst van RAI Amsterdam heeft ultimo verslagjaar 78% een overeenkomst voor onbepaalde tijd en 22% voor bepaalde tijd. In 2022 was dat respectievelijk 76% en 24%.

Medewerkers inhuur
Als organisator en facilitator van evenementen heeft onze organisatie te maken met grote pieken in personeelsbezetting. Daarom maken we ook gebruik van inhuur van arbeidskrachten. In 2023 betrof het 3.980 personen (2022: 4.047 personen). Alle uren in beschouwing genomen, staat hun gezamenlijke inzet gelijk aan 190 fte (2022: 156 fte).

Stagiaires
Vele stagiaires van allerhande opleidingen bieden we werkervaring. In totaal hadden we in 2023 circa 85 stagiaires (2022: circa 80). Daarvan waren er drie werkervaringsplek voor jongeren met MBO 1 en 2 en een beroepspraktijkvormingsplek in de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en beroepsopleidende leerweg (BOL).

Personele samenstelling
Hieronder zijn enkele dwarsdoorsnedes gepresenteerd met betrekking tot de medewerkerspopulatie.

Veelvuldig en constructief overleg
In 2023 heeft veelvuldig en constructief overleg plaatsgevonden met de Ondernemingsraad. Naast formele overleggen met de directie is het overleg in een aantal subcommissies gevoerd, zoals de HRM-commissie, de financiële commissie, de arbeidsomstandighedencommissie, de arbeidsvoorwaardencommissie, de pensioencommissie en de flexcommissie.

Besproken onderwerpen zijn onder andere: de herstructurering van RAI Amsterdam, de splitsing van de functie Director Commerce in die van Director Markets en Director Business Development, de invoering van de functies Senior en Team Manager, de verlenging van pensioenregelingen, het medewerkersbelevingsonderzoek, de aanpassing van de klokkenluidersregeling en de CSRD-richtlijnen voor duurzaamheidsrapportage. Ook kwam het onderwerp veiligheid aan de orde en vond het jaarlijkse overleg over de verbetering van de arbeidsvoorwaarden plaats, waarin ook de beloningspercentages zijn besproken.

De Ondernemingsraad heeft een aantal initiatiefvoorstellen gedaan zoals de verhoging van de kilometervergoeding woon/werkverkeer en het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon. Het bestuur heeft die voorstellen overgenomen. 

Tweemaal per jaar schuiven twee leden van de raad van commissarissen aan bij de formele overlegvergaderingen, zo ook in het verslagjaar.

Verkiezingen
In november heeft de Ondernemingsraad zijn reguliere verkiezingen gehouden. De Ondernemingsraad kent een zittingstermijn van vier jaar waarbij om de twee jaar de helft van de raad aftreedt. Gelet op de groei van het aantal medewerkers is de Ondernemingsraad uitgebreid van negen naar elf zetels. De indeling van de raad in kiesgroepen zorgt voor een diverse samenstelling.