03 Bericht van de raad van commissarissen

Wat is je uit de afgelopen vier jaar het meest bijgebleven?
Dat zijn toch wel de uitersten die de organisatie in korte tijd heeft gekend. Toen ik in 2020 als commissaris werd gevraagd, had RAI Amsterdam een topjaar achter de rug. Voor mijn aantreden begon de pandemie. In de eerste periode van twee jaar stond deze crisis centraal. De RAI was lange tijd gesloten voor evenementen, op de tijdelijke GGD-locatie na. De ene na de andere annulering kwam binnen. Het was voor de rvc van belang met alle stakeholders goed in contact te blijven staan, het toezicht te intensiveren en tegelijkertijd het bestuur te ondersteunen en hen alle ruimte te bieden om de crisis te managen. De tweede periode, dus de afgelopen twee jaar, heeft een ongelofelijk snel herstel laten zien. Een groot evenement met aanwezigheid van honderden bedrijven en duizenden bezoekers kun je niet op termijn van enkele maanden herplannen. Toch heeft de organisatie dat in een aantal gevallen waar weten te maken. Ondanks de doorlooptijd die bij evenementen hoort, sluiten we in 2024 de boeken met het beste jaar ooit. Helemaal terug naar nul, de sterke recovery, best year ever... deze rit, die de afgelopen vier jaar is gemaakt, was buitengewoon intensief en bijzonder.    

Je bent naast je commissariaat bij de RAI ook CEO van Via Outlets. Daar was vast ook wat aan hand toen de pandemie begon. Kon je beide functies nog combineren? 
Via Outlets ontwikkelt en exploiteert outletcentra. Ook daar komen veel bezoekers samen en was er sprake van een tijdelijke sluiting. Er zijn veel parallellen met RAI Amsterdam. Toch was het herstel daar minder gecompliceerd: toen de winkels weer openden, kwamen de bezoekers meteen terug. Je hebt daar niet te maken met aanlooptijden om back in business te gaan. Als ik eraan terugdenk hoe de RAI dat heeft gedaan, dan kan ik daar alleen maar een groot respect voor hebben. Er is echt hard gewerkt, het bestuur en de organisatie hebben dat heel goed gedaan. Over je punt van het combineren van beide functies: de rol van commissaris is natuurlijk anders dan die van bestuurder. De rvc houdt intern toezicht, is werkgever voor het bestuur en geeft advies. Maar intensief was die periode zeker.

Is de rolinvulling of werkwijze van de rvc de afgelopen vier jaar veranderd?
Onze rol is gelijk gebleven. De wijze waarop we die nu invullen, is - terugkijkend - wellicht op twee punten anders. Allereerst is er een stuurgroep Visie 2030 gestart. Enkele rvc-leden zijn daar, binnen hun rol, vrij intensief bij betrokken. Een tweede punt is dat we in de raad meer zijn gaan voorbereiden in de verschillende commissies. De rvc-vergadering zelf staat meer in het teken van het bespreken daarvan en de besluitvorming daarover.

Wat vond je belangrijk om in je eerste termijn persoonlijk bij te kunnen dragen? 
Toezicht houden doe je als commissarissen natuurlijk samen en de kracht ligt in de diversiteit en verschillende competenties en ervaringen van het team. Als voorzitter vond ik het tijdens de pandemie persoonlijk belangrijk om als organisatie ook focus te blijven houden op de lange termijn. Naar mijn mening is het ook gelukt om de rvc en het bestuur daar voldoende ruimte voor te bieden. Ten tijde van de pandemie is de organisatie bijvoorbeeld gewoon doorgegaan met de plannen voor de gebiedsontwikkeling.

Hoe blik je vooruit, wat zie jij als belangrijkste agendapunt voor de komende periode?
Mijn wens voor 2025 is dat RAI Amsterdam er samen met stakeholders in slaagt de gebiedsontwikkeling te concretiseren in een programma dat het sterkst van twee werelden combineert: die van de RAI-organisatie en die van de stad. In de gebiedsontwikkeling ligt een hele mooie kans om de overgang van de Rivierenbuurt naar de Zuidas opnieuw vorm te geven. Het RAI-gebied, inclusief de toeloop vanaf het station en de ring evenals de aansluiting richting centrum en Beatrixpark, kan in een open en hoogstedelijke dynamiek veel meer voor de buurt en stad betekenen. Zowel functioneel als esthetisch. Tegelijkertijd kan het beurs- en congresgebouw verduurzamen en innoveren en worden toegerust voor haar functies in de komende decennia. Dit programma zou ik graag geconcretiseerd zien. Dit agendapunt is belangrijk omdat zowel de RAI als de omgeving daarmee een mooi toekomstperspectief krijgen.

Gedurende het verslagjaar kwam de rvc vier keer bijeen voor een reguliere vergadering. Alle rvc-leden waren daar telkens bij aanwezig. Vaste onderdelen die aan bod kwamen zijn onder andere de voortgangsrapportage (waarin zowel financiële als niet-financiële doelstellingen worden gevolgd), de business update (waarin de belangrijkste zaken met betrekking tot markten, klanten en evenementen aan de orde komen) en het corporate jaarplan. Tevens zijn uitvoerig aan de orde gekomen de herijking van de strategie, de Visie 2030, de aandeelhoudersstructuur, de IT-security, de afdeling Real Estate en het kostenbeheer. Ook werden de ontwikkelingen gevolgd met betrekking tot de plannen van Gemeente Amsterdam tot vestiging van een erotisch centrum in de nabijheid van het Convention Centre. De notulen van de commissies werden tijdens de opvolgende rvc-vergaderingen door de commissieleden toegelicht en waar nodig of gewenst in rvc-verband besproken.

In het najaar is buiten de reguliere rvc-vergadering een sessie met de rvc gewijd aan de strategie en toekomstvisie. In het kader van de gebiedsontwikkeling heeft de gemeente Amsterdam in oktober een uitgangspuntennota gepubliceerd. De rvc heeft de gebiedsontwikkeling en de hieraan gerelateerde deelonderwerpen met het bestuur uitvoerig besproken.

Auditcommissie
De auditcommissie, bestaande uit Michiel Boere (voorzitter) en René Takens, vergaderde in het verslagjaar vier keer. Aan de vergadering namen de twee bestuurders en de financieel directeur deel, met uitzondering van een vergadering waarbij bestuurder Maurits van der Sluis afwezig was in verband met werkzaamheden in het buitenland. Onder andere het jaarverslag 2023, de jaarrekening 2023, het accountantsverslag 2023 en het auditplan 2024 kwamen aan de orde. Ook besproken zijn de lopende financieringen, het voor de toekomst opgestarte corporate finance-traject, de begroting, de geplande investeringen, de activiteiten van RAI China, de betaling van dividend inclusief de dividend- en uitkeringstoets en de begroting 2025. Daarnaast heeft de auditcommissie de ontwikkelingen op het gebied van compliance- en risicomanagement besproken, onder andere in het gesprek met de Risk & Compliance Officer. De auditcommissie heeft geconstateerd dat de verankering van de risico’s in de bedrijfsvoering van RAI Amsterdam adequaat geregeld is en is tevreden over de voortgang die op dit vakgebied is geboekt. Aan de orde in deze commissie kwamen verder de cyberrisk-assessment en de verlenging van de overeenkomst met Deloitte voor controlewerkzaamheden.

Remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie en de selectie- en benoemingscommissie, beide bestaande uit Mariëlle de Macker en Annemarie Macnack-van Gaal, vergaderden in het verslagjaar meerdere keren, waarvan twee keer met het bestuur en de HR-manager. Tijdens deze vergaderingen zijn onder andere de organisatieontwikkeling en -cultuur, de ontwikkeling van het managementteam, de evaluatie met de bestuurders en het beloningsbeleid voor het bestuur aan bod gekomen. Ook is regelmatig gesproken over diversiteit & inclusie. Speciale aandacht ging in het afgelopen jaar uit naar het arbeidsvoorwaardenbeleid van de onderneming en de pensioenregeling.

De toekomstvisie van de RAI is om een florerende RAI in een florerende omgeving te zijn. In de stuurgroep Visie 2030 worden alle aspecten die met deze toekomstvisie samenhangen en nodig zijn besproken tussen vertegenwoordigers van beide aandeelhouders, de CEO, de financieel directeur, de Company Secretary van RAI en de rvc-leden Annemarie Macnack-van Gaal (voorzitter van de stuurgroep) en Otto Ambagtsheer. Besluitvorming vindt plaats binnen de formele governancestructuren (in casu de algemene vergadering, de rvc en het bestuur).

De auditcommissie heeft de jaarrekening en het jaarverslag 2024 besproken met de directie en de externe accountant Deloitte. De jaarrekening en het jaarverslag 2024 zullen op 24 april 2025 tijdens de algemene vergadering met een positief advies van de rvc aan de aandeelhouders worden voorgelegd. De rvc stelt voor dat de jaarrekening wordt vastgesteld, dat aan het bestuur decharge wordt verleend voor het gevoerde beleid en dat aan de rvc decharge wordt verleend voor het gehouden toezicht.